PRINTING PROOF APPROVAL
印刷会社の校正・校了管理で
印刷してよい版が分からない
メールで届いた修正指示と、印刷を進めてよいという返事が別々に残っている。そんなときは、まず進行中の仕事を1件選び、送った校正紙の版、返事の内容、印刷許可を同じ場所から確認できるようにします。Excelや紙の台帳でも始められる整理方法です。
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Causes
確認しにくくなる箇所を分ける
ファイル名だけでは送付した版を特定できない
「最終」「修正版」という名前が続くと、社内で直したファイルと顧客へ送ったファイルを見分けにくくなります。案件番号と版番号を付け、実際に送付したPDFの保存先を記録すると、返事の対象を確認できます。
修正内容の確認と印刷許可が同じ欄に入っている
「赤字を直してください」という返事は、修正後の内容で印刷してよいという返事とは限りません。返事を受け取った事実、修正作業の完了、顧客の校了、社内の印刷手配を分けて記録します。校了を誰からどの方法で受けるかは、先に顧客と確認します。
担当者の受信箱だけに根拠がある
台帳が「校了」でも、対象の版や返事を確認できなければ、交代した担当者は判断できません。顧客名やメール本文を全員に広げるのではなく、業務に必要な担当者が根拠のメールや書類を参照できる場所を決めます。
First Steps
今日、1件の仕事で試す手順
元の記録や設定を残したうえで、現在の運用に合う項目から確認できます。
1. 元の資料を残して案件番号を付ける
進行中の仕事を1件選び、現在の台帳と校正PDFを複製してから整理します。案件番号、品名、部数、納期、担当者を確認し、同じ顧客の別の印刷物と区別します。既存の受注番号があれば、新しい番号を増やさず使います。
2. 送付したPDFと返事を対応させる
例えば「案件A・第2校を送付」という記録に、送付日時、送付したPDFの保存先、返事の保存先を付けます。これは記入例です。修正後は第3校として残し、第2校に対する返事を第3校の印刷許可に流用しません。電話の返事は日時と内容を記録し、対象の版と印刷可否を顧客に確認します。
3. 状態を選択式にして、根拠の欄を別に設ける
「社内修正中」「顧客確認待ち」「校了確認済み」「印刷手配済み」など、実際の手順に合う状態を決めます。Excelなら［データ］→［データの入力規則］→［リスト］で選択肢を作れます。選択欄を変えただけでは承認の証拠にならないため、承認者、確認日時、対象の版、返事の保存先も残します。
4. 印刷手配前に版と指示を照合する
印刷に渡すPDFの版番号と、校了を受けた版番号が一致するかを確認します。部数や用紙などの製造指示も受注内容と照合します。校了後に文字や画像を直す場合は、印刷手配を止める連絡先を確認し、変更した版について必要な再確認を行います。
5. 交代する人が同じ資料を開けるか試す
担当者以外の1人に、対象PDFと返事を台帳から開いてもらいます。開けない資料、判断に迷う状態、記録が重複する箇所だけ直します。まず1件で確認してから対象を増やし、元の資料を削除する時期は社内の保存ルールに合わせます。
継続利用のための確認事項
版番号を付けても、承認されていない修正版を印刷に渡せば、顧客が確認した内容と一致しなくなります。校了後の変更時に誰が手配を止め、誰へ確認するかを決めておきます。共有先には未発表の原稿や連絡先が含まれることがあるため、必要な人だけが閲覧できる権限にします。OneDriveやSharePointのバージョン履歴は過去のファイルを確認・復元する手段ですが、顧客の印刷許可を示すものではありません。利用環境で履歴が有効か、復元できるかを事前に試し、保存すべき原稿と承認記録の扱いを別に決めてください。
Free Diagnosis
まず、今の状態を確かめる
回答をもとに、確認しておきたい点と対応の選択肢を整理します。
登録不要・約2分・その場で結果が表示されます。
所要 約2分 ／ 登録不要 ／ その場で結果表示
お使いの仕組みについて、
確認したい点を整理できます
AIやノーコードの動作、担当者の引継ぎ、日々の作業などについて伺います。 回答をもとに、確認事項と対応の選択肢を表示します。
- 専門用語は使いません。パソコンに詳しくない方でも答えられます
- 会員登録もメールアドレスの入力も、結果を見るまで不要です
- 結果を見てから、詳しい相談を希望するかどうかを選べます
What We Do
当社ができること
今の台帳を続けられるか整理する
校正PDF、メール、受注台帳のどこに必要な記録があるかを確認し、項目と保存場所の見直しで対応できるかを整理します。紙やExcelで続ける方法も含めて検討します。
確認を残したまま二重入力を減らす
必要に応じて既存サービスや小さな管理画面を検討します。顧客の返事がないまま自動で校了にする仕組みにはせず、版と承認の確認手順を残します。対応範囲は実際の資料を見て判断します。
無料診断で相談範囲を確認する
このページの無料診断から、校正・校了管理のどこで確認に時間がかかるかを相談できます。最初は顧客名や原稿の内容を伏せた項目一覧で構いません。原稿や個人情報を送る前に、必要な資料と共有方法を確認します。
FAQ
よくあるご質問
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