製造業の外注加工の納期回答が、
メールとExcelに分かれている

外注先に希望日を送ったことと、納品日の回答を受けたことは別の記録です。まず発注1件を選び、希望日・回答日・受入実績を分けてみましょう。今の発注書やメールを残したまま、次に誰が何を確認するかを表に加える方法を紹介します。

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納期の確認が必要になる記録の分かれ方

希望した日と回答された日が同じ欄にある

自社が希望した日を納期欄に入れただけでは、外注先が対応できると回答したか分かりません。回答がない場合は、希望日を確定日に置き換えず「回答待ち」として扱います。

品番は同じでも加工工程や図面が異なる

同じ品番を繰り返し発注する場合、品番だけでは今回の依頼を特定できません。発注番号、明細番号、加工工程、図面の版を組み合わせ、外注先の返事がどの依頼に対するものか確認します。

一部の入荷で発注全体が完了になっている

分納のときは、入荷した数量と残りの数量に別々の予定ができます。受け取ったことと、検査して受け入れたことも区別しないと、次の工程で使える数量を読み違える場合があります。

今日の発注1件で試す整理手順

元の記録や設定を残したうえで、現在の運用に合う項目から確認できます。

  1. 1. 元の発注書と表を控える

    編集前のExcelを保存し、発注書と外注先の返信メールを残します。試行用の表に発注番号・明細番号・品番・工程・発注数量・数量の単位を記入します。図面そのものを複写するより、閲覧権限のある保存場所を参照する方法もあります。

  2. 2. 希望日と回答日を別々に記入する

    自社希望日、外注先の回答した納品予定日、返事を受けた日時、元のメールの件名を分けます。「来週中」など幅のある返事は、勝手に特定の日に変換せず、その表現と次の確認事項を残します。

  3. 3. 未回答の案件に次の確認を設定する

    回答待ち、日程確認中、回答ありなど、現場で使う状態を決めます。Excelでは[データ]の[データの入力規則]からリストを設定して選択式にできます。候補を使って試し、表の利用者に意味が伝わるか確認します。状態とは別に、確認担当と次に連絡する日を入れてください。

  4. 4. 分納は数量と予定を行で分ける

    例えば100個を依頼し、40個が先に届く場合は、残り60個の回答予定を別に記録します。これは架空の記入例です。入荷数量・検査待ち数量・受入済み数量を混ぜず、集計で発注数量を二重に数えないようにします。

  5. 5. 変更履歴と引継ぎを確認する

    納品予定が変わったら、前の回答を消さず、変更後の日付・理由・確認者を履歴として残します。別の担当者がその1件を見て、次の工程の担当へ何を伝えるか説明できるか試してください。表を更新しただけで、外注先や社内へ連絡が届いたと扱わないようにします。

継続利用のための確認事項

この管理表は外注先との合意や検収を代行しません。加工条件、図面の変更、支給品、受入検査などの判断は担当者が元の資料と照合します。外注先へ送る一覧には、その会社が必要とする明細だけを載せ、他社の単価や図面を含めないようにします。同時編集する人数、履歴の残り方、バックアップの保管先も確認してください。

まず、今の状態を確かめる

回答をもとに、確認しておきたい点と対応の選択肢を整理します。
登録不要・約2分・その場で結果が表示されます。

所要 約2分 / 登録不要 / その場で結果表示

お使いの仕組みについて、
確認したい点を整理できます

AIやノーコードの動作、担当者の引継ぎ、日々の作業などについて伺います。 回答をもとに、確認事項と対応の選択肢を表示します。

  • 専門用語は使いません。パソコンに詳しくない方でも答えられます
  • 会員登録もメールアドレスの入力も、結果を見るまで不要です
  • 結果を見てから、詳しい相談を希望するかどうかを選べます

当社ができること

今のExcelや既存サービスから比較

入力欄の追加、メールの件名の統一、既存の生産管理サービスの機能も比較します。新しい仕組みを導入する前に、1件の試行で必要な情報を確かめます。

自動化する範囲を絞る

回答待ち一覧や確認日の通知などを検討できます。納期回答の自動承認や、実際の受入実績の自動確定を前提にはしません。

よくあるご質問

少数の発注で、記入する人と確認手順を決めて試せます。複数の工程・分納・同時編集で照合しにくい場合は、今の表を直す方法と既存サービスの利用を比較します。

希望日は残し、回答日は未回答とします。最後に問い合わせた日、次の確認日、担当者を入れ、未回答を納期確定として集計しないようにします。

受入日や残数の納品予定が異なる場合は、共通の発注番号・明細番号を付けて行を分ける方法があります。発注数量と今回入荷数量の集計対象を明確にして、二重計上を確認します。

相談できます。無料診断には、使っている表の項目と困る場面をお知らせください。機密図面や取引先の価格表をそのまま送る必要はありません。

現在の状況について相談したい方へ

困っている作業や、確認したい点を分かる範囲でお知らせください。
エンジニアが内容を伺い、対応の選択肢をご案内します。

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