Paper & Fax Orders
卸売の紙とFAXの受注管理を、
整理したい
FAXで受けた注文を、受注表や納品書へ入力する作業に時間がかかることがあります。まずは注文を受けてから出荷するまで、同じ情報をどこへ記入しているか整理しましょう。FAXを受け取る方法を続けながら、社内の確認や転記を見直すこともできます。
関連する業種卸売・商社食品製造建材・資材医療機器・介護用品印刷・包装
Causes
受注処理で確認したい作業
同じ注文を複数の表へ転記している
注文書、受注表、納品書に同じ情報を入力すると、転記と照合の作業が増えます。どの項目を、誰が、どこへ記入しているか整理します。
処理の進み具合が分かりにくい
未確認の注文と入力済みの注文が同じ場所にあると、担当者への確認が必要になります。受付番号や処理状況を付けることで、見分けやすくできます。
確認方法が担当者ごとに異なる
品番や数量の確認、訂正注文の扱いが共有されていない場合があります。普段の手順と判断が必要な場面を記録すると、他の担当者も確認しやすくなります。
First Steps
少数の注文から試せる整理
元の記録や設定を残したうえで、現在の運用に合う項目から確認できます。
1. 元の注文書を保管する
注文書やFAXは、受付日と取引先を確認できる形で保管します。訂正があった場合も元の記録を残し、どの注文に対応するか分かるようにします。
2. 注文番号と処理状況を付ける
受け付けた注文ごとに番号を付け、「確認待ち」「入力済み」「出荷手配済み」などの状態を記録します。各状態の意味を担当者間でそろえます。
3. 転記と確認の回数を数える
一日分など範囲を決め、入力する項目と作業時間を記録します。入力をまとめられる部分と、人の確認が必要な部分を分けます。
4. 一つの工程で改善を試す
受注一覧の共有や転記の削減など、対象を絞って試します。読み取り機能を使う場合は、元の注文書と品番・数量・納期を照合する手順も用意します。
注文を共有するときの確認事項
注文の訂正や追加があったときに、どの記録が最新か分からないと照合に時間がかかります。受付番号、更新日時、確認担当者をそろえておくと、納品や請求の前に確認しやすくなります。現在の方法で対応できる範囲を確かめながら、必要な部分を見直せます。
Free Diagnosis
まず、今の状態を確かめる
回答をもとに、確認しておきたい点と対応の選択肢を整理します。
登録不要・約2分・その場で結果が表示されます。
所要 約2分 ／ 登録不要 ／ その場で結果表示
お使いの仕組みについて、
確認したい点を整理できます
AIやノーコードの動作、担当者の引継ぎ、日々の作業などについて伺います。 回答をもとに、確認事項と対応の選択肢を表示します。
- 専門用語は使いません。パソコンに詳しくない方でも答えられます
- 会員登録もメールアドレスの入力も、結果を見るまで不要です
- 結果を見てから、詳しい相談を希望するかどうかを選べます
What We Do
当社ができること
受注後の作業を整理
FAXの受取りから入力、共有、検索までの流れを確認します。現在の帳票や既存ソフトを生かせるかも含めて検討します。
対象を絞って仕組みを作る
30万円（税別）の定額パックがあります。受注一覧の共有など、対象の1機能と条件を確認して、適用できる範囲を相談します。
担当者と操作を確認
日々の入力や訂正の手順を、実際の担当者と試します。入力のしやすさと照合の負担を確かめ、必要に応じて調整します。
FAQ
よくあるご質問
Related
関連する記事
Contact
現在の状況について相談したい方へ
困っている作業や、確認したい点を分かる範囲でお知らせください。
エンジニアが内容を伺い、対応の選択肢をご案内します。
✉ 通常1営業日以内にご返信いたします
メールでの相談をご希望の方は info@diginiq.com まで直接どうぞ