Paper & Fax Orders
紙とFAXの受注管理を、
そろそろ何とかしたい
注文書がFAXで届き、内容を手で打ち直し、原本をファイルに綴じる。長年それで回ってきたのに、最近は入力が追いつかず、確認の電話と転記ミスの後始末に時間を取られている。全部を一度に電子化する必要はありません。どこで時間が消えているかを特定して、1か所だけ変えるのが正解です。
Causes
時間が消えている場所は、だいたいこの4つ
同じ注文を3回入力している
FAXで届いた内容を受注表に打ち、納品書に打ち、請求書にまた打つ。1件の注文が社内で3回入力されている会社は珍しくありません。件数が増えるほど、この重複がそのまま残業になります。
読めない・欠けているFAXの確認電話
かすれた文字、切れた欄外、書き忘れ。その確認の電話とかけ直しに、入力そのものより時間がかかっていることがあります。しかも電話がつながるまで、その注文は止まったままです。
過去の注文書を探す時間
「あの注文どうなっていたか」を調べるたびに、棚とファイルをめくって数分〜数十分が消えます。取引先からの問い合わせに即答できないことが、そのまま信用の目減りになります。
入力できる人が限られている
商品名の略号や取引先ごとの書き方の癖を知っている人しか処理できない状態です。その人が休むと受注が滞り、辞めると業務ごと危うくなります。
First Aid
まず今日やること（この順番で）
この順番が大切です。調べるより先に、今の状態を守ることを優先してください。
1日の受注件数と、1件あたりの時間を測る
ざっくりで構いません。1件5分で1日30件なら、それだけで毎日2時間半です。月に何時間がこの作業に消えているかが分かれば、投資すべきかどうかの判断はほぼ終わっています。
取引先を「変えられる先」と「変えられない先」に分ける
全取引先にFAXをやめてもらう必要はありません。メールや注文フォームに移れる先が2〜3割あるだけで、その分の入力がまるごと消えます。件数の多い1社と話してみるだけでも効果があります。
転記している項目を書き出す
FAXから何をどこへ写しているか、項目を一覧にしてください。「これと同じ入力が1回で済めばいい」と言えるだけで、システム化の要件のほとんどが決まります。
全部を一度に変えようとしない
受注から請求まで一気に電子化しようとすると、話が大きくなって止まります。まず「届いた注文を1回入力すれば、あとに引き継がれる」形にするだけで、現場の体感は大きく変わります。
放っておくとどうなるか
受注は会社の入り口なので、ここのミスは全部後ろに流れます。数量の打ち間違いは誤出荷になり、確認と再配送の費用になり、続けば取引先の信用に響きます。そして入力を担っているベテランが抜けた瞬間に、業務そのものが回らなくなります。人が頑張って支えている受注は、頑張れる人がいる間しか続きません。件数が増えて忙しくなるほど移行の余裕は無くなるので、回っているうちに手を打つのが結局いちばん安く済みます。
Free Diagnosis
まず、今の状態を確かめる
かんたんな質問に答えるだけで、危険度と次にやるべきことが分かります。
登録不要・約2分・その場で結果が表示されます。
所要 約2分 ／ 登録不要 ／ その場で結果表示
その仕組み、
このまま使い続けて大丈夫ですか？
AIやノーコードで作ったまま止まってしまった仕組み、担当者が辞めて誰も触れなくなったシステム。 かんたんな質問に答えるだけで、今の状態と、次にやるべきことが分かります。
- 専門用語は使いません。パソコンに詳しくない方でも答えられます
- 会員登録もメールアドレスの入力も、結果を見るまで不要です
- 直すより作り直した方が安い場合は、正直にそうお伝えします
What We Do
当社ができること
受け取った後の作業だけをシステム化
取引先の習慣は変えなくて構いません。FAXはこれまで通り受け取り、その後の入力・共有・検索を1回で済む形にします。取引先に負担をかけずに、社内の時間だけを減らせます。
はじめての業務システム 定額パック
1機能・4週間・30万円（税別）の固定価格です。まず受注入力の一本化だけを作り、効果を確かめてから次に進めます。合わなければそこで終われます。
現場の入力しやすさを最優先
毎日使うのは事務の方です。一番パソコンが苦手な方が迷わず使えるかを基準に画面を作ります。導入の成否はそこで決まります。
FAQ
よくあるご質問
ありません。FAXはこれまで通り受け取りながら、社内の処理だけを変えられます。取引先との関係はそのままで大丈夫です。
印字された注文書なら、読み取りで入力をかなり減らせる場合があります。手書きは精度に限界があるため、人の確認を前提にした現実的な形をご提案します。できないことは、できないとお伝えします。
一番苦手な方が使えるかを基準に画面を作ります。ボタンの数を減らし、迷う場面を無くすことに時間をかけます。
1機能・4週間・30万円（税別）の定額パックから始められます。どこから手を付けるのが得かは、無料の診断でお出しします。
Related
こちらもよく相談されます
Contact
すでに業務が止まっているなら、先にご連絡ください
診断より先に動いた方がよい状態もあります。
2013年創業・100件超の開発実績を持つエンジニアが直接お答えします。
✉ 通常1営業日以内にご返信いたします
お急ぎの方・すでに内容が決まっている方は info@diginiq.com まで直接どうぞ